مجالس 2.2 ؟

أهلاً بك عزيزي مستخدم نظام مجالس في هذه الصفحة !، سنستعرض وإياك أبرز الخصائص الجديدة في نظام مجالس 2.2، نتمنى أن تحوز على إستحسانك.

أولاً: عند استخدامك نظام مجالس كـ عضو.

المحادثة الفورية!

هذه الخاصية تسمح للعضو بأن يقوم بإجراء محادثة فورية مع أعضاء الإجتماع المتواجدون داخل الاجتماع. ولاستخدام هذه الخاصية اضغط على أيقونة المحادثة الفورية الموجودة في أعلى قائمة الأعضاء، كما في الصورة التالية:

بعد ذلك، ستظهر لك قائمة الأعضاء المتواجدون داخل النظام، كما في الصورة التالية (العلامة الخضراء تعني أن العضو متواجد داخل الاجتماع، العلامة الرمادية تعني أن العضو خارج الاجتماع، عدم وجود العضو داخل القائمة يعني أنه لم يتم تسجيل دخوله للنظام حتى الآن).

قم بالضغط على اسم العضو الذي ترغب بمحادثته، لتبدأ معه المحادثة. مع الإشارة إلى أن المحادثة لن تصل له إن كان خارج الاجتماع (علامته رمادية)، ولن تصل له المحادثة حتى يقوم بالدخول لصفحة الاجتماع (وتكون علامته خضراء). شاشة المحادثة مزوّدة بالمعلومات المهمّة، كالوقت، وبيانات المتحدث، وحالته.

الإطلاع على محضر الاجتماع.

يمكن للعضو أن يقوم بالإطلاع على محضر الاجتماع بعد إنتهاء الاجتماع وقيام السكرتير أو المشرف برفع المحضر. حيث يظهر في صندوق الخيارات في صفحة الاجتماع كما في الصورة التالية

الإطلاع على اللوائح والإنظمة المتعلقة بالمجلس.

يمكن للعضو أن يقوم بالإطلاع على اللوائح والأنظمة ذات العلاقة الخاصة بالمجلس، وذلك بالضغط على خيار اللوائح والإنظمة ذات العلاقة، والموجود في صندوق الخيارات في صفحة الاجتماع كما في الصورة التالية:

خيارات التصويت أكثر عدداً، أكثر مرونة !

خيارات التصويت لم تعد 3 خيارات ثابتة كما كانت في السابق !، الآن من الممكن أن ترى تصويتاً داخل الاجتماع بخيارات مختلفة يتحكم فيها المشرف، وبعدد أكثر من 3 خيارات.

ثانياً: عند استخدامك نظام مجالس كـ مشرف أو سكرتير.

آلية جديدة لخاصية الترتيب.

يحوي النظام على خاصية الترتيب في أماكن متعددة في لوحة التحكم (ترتيب المواضيع، ترتيب الأعضاء، ترتيب اللوائح والأنظمة). وقد تم تطوير خاصية الترتيب لتكون أكثر سهولة ومرونة، وذلك بالضغط على حقل الترتيب ضغطه واحد ثم ادخال رقم التريتب، ثم الضغط في أي مكان اخر في النظام. كما في الصورة التالية:

إمكانية إعادة ترتيب قائمة الأعضاء.

أصبح الآن بإمكانك أن تقوم بإعادة ترتيب قائمة الأعضاء في مجلسك، وذلك من خلال لوحة التحكم وتحديداً من صفحة (تحرير الأعضاء). وذلك باستخدام طريقة الترتيب أعلاه، كما في الصورة التالية:

تحضير الأعضاء

يمكنك فعل ذلك الآن !، وتكون هذه الخاصية متاحة في حال تم افتتاح الاجتماع. وذلك عن طريق الضغط على أيقونة تحضير الاعضاء الموضحة أدناه.

يظهر بعد ذلك قائمة الأعضاء، وبإمكانك تحضير أي عضو، ثم الضغط على زر (تحضير).

مسودة محضر الاجتماع

يقوم نظام مجالس 2.2 الآن بمساعدتك في إعداد محضر الاجتماع، وذلك بالقيام بإعداده تلقائياً عن طريق إظهار ملف قابل للتحرير باستخدام برنامج MS Word، يحوي هذا الملف على أسماء الحضور والمواضيع التي تم نقاشها والقرارات التي تم إتخاذها، ويظهر هذا المحضر بالشكل والصياغة الرسمية المعتمدة، مع إمكانية التعديل على المحتوى.

بعد الانتهاء من إعداد المحضر وحفظه على شكل ملف PDF بإمكانك إضافته للإجتماع ليظهر للأعضاء، عن طريق لوحة التحكم وتحديداً صفحة (تحرير الاجتماعات) ثم الضغط على خيار إضافة محضر الاجتماع، كما في الصورة التالية:

وبعد رفع محضر الاجتماع، سيظهر للأعضاء ويمكنهم الإطلاع عليه أو طباعته.

التصويت بمرونة أكثر !

عند قيامك بإضافة تصويت في موضوع ما، ستجد الآن أن بإمكانك التحكم بالإجابات، وزيادة عددها. كما في الصورة التالية:

إضافة اللوائح والأنظمة

كل مجلس يحوي لوائح وأنظمة خاصة به، بإمكانك إضافتها والتحكم بها من لوحة التحكم وتحديداً من خيار إعدادات عامة > اللوائح والانظمة ذات العلاقة. وستظهر تلقائياً عند الأعضاء ضمن خيار اللوائح والأنظمة ذات العلاقة.

سجل العضو

يستطيع المشرف الآن أن يعرف أوقات تواجد الأعضاء في النظام، عن طريق الضغط على اسم أو صورة العضو الموجودة في قائمة الأعضاء، لتظهر صفحة سجل العضو والتي تحوي أوقات عمليات تسجيل الدخول والخروج ومدة البقاء في النظام. هذا البيانات هي لآخر 3 أشهر فقط، مع إمكانية البحث في مدة معينة.

الإحصائيات

تم تطوير خاصية الاحصائيات الموجودة في لوحة التحكم، لتحوي إحصائيات أكثر مع إمكانية البحث في فترة معينة، بالإضافة لتصدير الاحصائيات على ملف Excel.